Han estado saliendo noticias ultimamente sobre un vuelo de Aerolíneas y un LAN en donde el LAN que viajaba a Lima dijo tener una resolución TCAS. La nota completa pueden verla en el siguiente enlace:
http://www.infobae.com/notas/665038-En-pleno-vuelo-un-piloto-se-quejo-porque-casi-choca-con-otro-avion.html
El TCAS es una herramienta anti colisión que funciona mediante un diálogo entre los equipos traspondedores y en caso de que se detecte una cercanía importante el mismo equipamiento mediante una resolución TCAS el indicará a una aeronave que ascienda y a otra que descienda para evitar la colisión.
En enero de 2012 Eurocontrol difunde un boletín en donde explica que hay que tener cuidado con el TCAS porque en ciertos casos puede ser engañoso. Esto sucede cuando una aeronave viene en vuelo recto y nivelado y otra aeronave esta ascendiendo a un régimen de velocidad vertical muy alto, entonces aunque el controlador de tránsito aéreo le haya ordenado que nivele un nivel debajo de la otra aeronave para tener una separación vertical, el sistema no detecta esta orden y avisa la existencia de un conflicto. El TCAS también por normativa internacional es mandatorio y en caso de existir una resolución se debería escribir un informe describiendo lo sucedido.
Se recomienda a todas las tripulaciones y miembros de la comunidad aeronáutica estar al tanto de los últimos boletines que se publican tanto a nivel nacional como a nivel internacional.
También a los medios de difusión verificar la información que emiten, ya que decir que la seguridad operacional fue vulnerada cuando no lo fue resulta perjudicial para toda la comunidad aeronáutica.
A continuación el enlace del boletín 14 de Eurocontrol sobre ACAS (TCAS) describiendo un caso similar al sucedido:
http://www.eurocontrol.int/msa/gallery/content/public/documents/ACAS_bulletin_14.pdf
ARGANS
viernes, 17 de agosto de 2012
sábado, 11 de agosto de 2012
48 Tips para mejorar la calidad del sistema AIS
Lograr y certificar un nivel de calidad aceptable en la prestación de un servicio AIS es un requisito indispensable no solo para garantizar seguridad en lo que respecta a la importancia del dato, sino también para poder avanzar en la hoja de ruta propuesta para una transición del AIS al AIM.
Es por esto que Eurocontrol, ha diseñado un compendio dividido en 4 secciones:
Se reconoce que en cada una de estas secciones o etapas existen diferentes medidas que pueden ser tomadas para aumentar la calidad de un proceso determinado.
A continuación los 48 tips con su breve descripción:
INPUT
1. Reconocimiento y declaración de los originadores de datos:
Muchas organizaciones originan o producen los datos utilizados por el AIS. La cantidad y diversidad de dichas organizaciones pueden llevar a altos niveles de inconsistencia o datos en un formato erróneo la cual llega a una oficina AIS para ser procesada. Limitando la cantidad de organizaciones autorizadas para ser originarias de información AIS y suministrando una lista mostrando que organizaciones o usuarios están autorizados para ser originadores de información aeronáutica de distintos tipos, el numero de fuentes puede ser reducido y controlado. Esto puede asistir a la oficina AIS en monitorear la estandarización de los datos recibidos para poder verificar que se cumple con el grado de calidad requerido. La lista de originadores de datos puede ser distribuida en un documento aparte, por ejemplo en alguna sub parte de regulaciones nacionales. También la lista de de originadores de datos oficiales debería ser transparente y de acceso público por lo que sería una buena idea publicarla en una pagina nacional de AIS. Cuando una organización o usuario que no pertenece a la lista desean suministrar datos, estos pueden acercárselos al originador de datos mas cercano que tengan y estos últimos se los suministraran al AIS central.
2. Cada (Sub -) sección de la AIP debería tener un originador designado:
Mediante la definición para cada parte de la AIP una lista de originadores de datos, si un usuario desea modificar su contenido, automaticamente se sabe con quien se deberá contactar inmediatamente. Esto asegura consistencia dentro de una misma sección de la AIP, permitiendo a los originadores de datos compilar varios pedidos de modificación en uno solo. El beneficio de esto es saber quien esta presentando los datos al AIS y al mismo tiempo reducir la cantidad de cambios solicitados para la misma parte de la AIP.
3. Verificar la autenticidad de los datos recibidos:
Como proveedor del AIS, es posible limitar la recepción de datos a aquellos que provengan de organizaciones o usuarios autorizados. También se puede verificar la calidad de los datos de cada fuente originaria. Además se podrán utilizar estándares de calidad de manera tal que aquellos que estén autorizados como originadores de datos deberán complementar para que sus datos puedan ser procesados.
4. Crear mesas de trabajo para estandarizar formatos de entrega de datos:
Creando reuniones y mesas de trabajo entre el AIS y los distintos originadores de datos, es posible crear un acuerdo acerca de que requisitos y formato deberán tener los datos presentados por dichas organizaciones para su aceptación.
5. Establecer normas y procedimientos para la presentación de propuestas para AIS:
Al definir procedimientos para la distribución de datos por parte de los originadores, se reduce el riesgo de que los datos recibidos estén en un formato que no sea el estandarizado. El documento utilizado para describir estos procedimientos puede ser distribuido mediante el paquete IAIP (Documentacion integrada de información aeronáutica) para asegurar de esta manera que todos los originadores sepan que procedimientos deberán seguir.
6. Proporcionar herramientas para ayudar en la preparación de los datos:
Al suministrar herramientas simples o aplicaciones para dar un formato y despachar los datos se puede asegurar al menos que los datos serán entregados en el formato que uno requiere. Esto facilita en gran medida el procesamiento de dichos datos.
7. Utilizar una "nota de presentación" para realizar un seguimiento de las fuentes de datos:
Al requerir que todos los datos suministrados deban ser entregados con una carátula con datos básicos como nombre del originador, teléfono, email, etc. se logra que ante cualquier problema sea fácil contactar a los originadores.
8.Verificar que los originadores suministran los datos en el formato previamente acordado:
Luego de que se haya acordado en que formato los datos serán entregados, se deberá verificar que a lo largo del tiempo los datos se sigan entregando con el mismo formato. Esto reduce un doble esfuerzo y además contribuye a una mejora continua.
9. Usar Acuerdos de Niveles de Servicios (SLA) para controlar los suministros:
SLA puede ser utilizado para asegurar que los datos son recibidos a tiempo y en las formas requeridas. Además SLA podrá ser utilizado como un "contrato interno".
10. Enviar una copia de los datos recibidos a los originadores para confirmar o verificar/corregir la recepción de los datos:
Muchas veces puede suceder en la transcripción de datos que se produzca algún error. Al enviarle los datos antes de su publicación para su verificación se logra poder evitar algún error que haya podido producirse.
11. Exigir a los originadores de datos firmar los cambios:
Continuando con la idea del punto previo, una vez que el originador recibe la copia de lo que será publicado podrá firmar un documento en donde afirma que los datos que el mismo suministro fueron interpretados de forma correcta y esta de acuerdo con su publicación en dicho formato.
12. Digitalizar la información lo antes posible:
Al utilizar material digital para la trasmisión de información, se reduce notablemente la posiblidad de que exista algún error mediante la automatización.
13. Explicar las consecuencias de una recepción tardía de la información:
Son pocos los originadores de datos que comprenden las consecuencias de entregar la información luego de la fecha límite. Esto no solo afecta al AIS central que es el responsable de la creación y distribución de la AIP, sino que también puede representar problemas en el desarrollo de las operaciones. Deberían realizarse talleres de concientización para que se reconozcan las consecuencias del no cumplimiento de las fechas limites.
14. Publicar y distribuir a los originadores un calendario con las fechas limites:
Suministrar a los originadores de datos con un simple calendario en donde se indique las fechas limite para la entrega de información. Esto debería darle a los originadores el tiempo suficiente para que preparen y envíen la información. El calendario también deberá estar en concordancia con el calendario AIRAC.
15. Distribución de un FAQ (preguntas frecuentemente preguntadas) sobre AIRAC:
Muchas veces los originadores no poseen un vocabulario técnico sobre diferentes temas aeronáuticos, por lo que la creación de un FAQ en texto lo mas claro posible resultaría de gran ayuda ante cualquier duda.
16. Explicar la diferencia entre información AIRAC e información que no es AIRAC:
Mucha información debe ser publicadas en fechas AIRAC, pero mucha otra información no es necesario que respeten estas fechas. Explicar esta diferencia y que el originador pueda hacer una diferencia facilitaría mucho la tarea del AIS central.
17. Crear fechas precisas para la recepción de datos:
Se deberán crear fechas precisas y claras para la recepción de datos. Pasadas estas fechas no se recibirán mas datos. Dichas fechas deberán ser conocidas por todos originadores de datos.
18. Incluir organizaciones militares en la concientizacion AIRAC:
Las organizaciones militares, pueden no conocer el calendario AIRAC. Es por esto que deberán ser especialmente concientizados y seguidos para que entreguen la información antes de la fecha limite.
19. Incluir un sistema de aviso de retorno para las enmiendas:
Al saber cuando llegan las enmiendas a los destinos, se ahorra tiempo en el caso de que no lleguen para su reenvio. Además de esta manera se puede verificar la efectividad del sistema de distribución.
20. Usar un newsletter o revista:
Publicar frecuentemente las funciones y avances del AIS ayuda de gran manera a la concientización general de la comunidad aeronáutica sobre la importancia del AIS. Aquí también podrán facilitarse maneras de contactarse con el AIS y generar interés en los problemas que se enfrenta día a día el AIS.
21. Tener charlas personalizados con los originadores:
Las charlas personalizadas pueden resolver problemas que puedan estar surgiendo. Además el crear una buena relación entre las organizaciones siempre es beneficioso para el sistema. Esto puede ser visto como un elemento del SLA.
22. Organizar mesas de trabajo (2 o 3 por año):
La capacitación y concientización es un elemento clave en todo sistema. Al crear mesas de trabajo en donde participen miembros del AIS con los originadores de datos y también miembros de la comunidad aeronáutica permite abarcar distintos problemas desde distintos puntos de vista e intentar llegar a mutuos acuerdos para la optimización del sistema.
PROCESOS INTERNOS
23. Generar guias y manuales para la creación de un NOTAM:
Muchos originadores de NOTAM no son consientes de todos los procedimientos requeridos para su publicación. Una guía clara y precisa debería ser creada para asegurarse que los NOTAM respeten la reglamentación requerida.
24. Crear una lista de ejemplos de NOTAM:
Una lista de ejemplos facilita que a la hora de la creación de un nuevo NOTAM, el originador tenga una buena fuente de como crearlo y a quien distribuirlo.
25. Usar un FAQ para el código Q:
El código Q muchas veces es difícil de interpretar o genera malentendidos. Una lista con todo el código Q sería de gran utilidad.
26. Utilizar texto claro en un NOTAM:
El uso del AMHS permite utilizar una cantidad importante de caracteres en un NOTAM de manera tal que el código Q en ciertos casos puede ser dejado de lado. Especialmente esto podría ser utilizado para NOTAM que se repiten a lo largo del tiempo.
27. Chequear las paginas de verificación con el resto de la AIP:
Un chequeo simple debe ser realizado para asegurarse que las fechas y números de paginas que se incluyen en la AIP se corresponden con las paginas de verificación. Esto permite de manera rápida verificar si existe alguna inconsistencia.
28. Sistematicamente revisar secciones de la AIP que no cambian frecuentemente:
Algunas secciones de la AIP no cambian con frecuencia. Estas secciones pueden contener alguna inconsistencia por lo que revisar dichas secciones cada un período de tiempo (6 meses por ejemplo) puede ayudar a detectar algún error que pueda existir.
29. Revisar las secciones de la AIP con los originadores de datos:
Cada cierto período de tiempo consultar con los originadores de datos que la información presente es la correcta permite no solo involucrar permanentemente a los originadores en el proceso, sino que también obtener nuevos puntos de vista sobre la calidad de la publicación.
30. Capacitar al personal AIS en datos interconectados:
Mucha información en la AIP se repite en varias secciones. Por ejemplo, puntos de notificación, frecuencias, etc. aparecen en varias secciones. Es importante que el personal AIS este capacitado en reconocer que el cambio de un elemento puede afectar a varias secciones.
31. Crear un sistema indicando donde aparece una información en la AIP:
De esta manera, se crean múltiples referencias y si se desea cambiar un dato automaticamente uno ya sabe todas las secciones que se verán afectadas por dicho cambio.
32. Introducir carpetas de "cambio":
Cuando se desea introducir una enmienda a la AIP, su implementación no siempre es inmediata. En estos casos, los cambios deberían ser guardados en una carpeta de cambios de manera tal que cuando una gran cantidad de cambios se acumulen se publiquen todos juntos ahorrando tiempo y dinero.
33. Crear sistemas de auditorías internas:
Muchas modificaciones a la AIP, frecuentemente aquellas que son solamente texto no siempre son revisadas correctamente antes de su publicación.Tener procedimientos de auditoría interna permite garantizar un grado de calidad antes de que se realice la publicación. Todos estos procedimientos forman parte del QMS (Sistema de gestión de calidad).
34. La revisión deberá ser hecha por varias personas:
Muchas veces una persona escribe algo que para dicha persona esta claro pero para otra persona no. Si una parte es revisada por varias personas se asegura que la información sea clara para todos además de que su contenido sea el correcto.
COORDINACIÓN
35. Verificar si existirán modificaciones en los Estados vecinos:
Algunos cambios en una AIP vecina pueden provocar cambios en la AIP propia. Anticiparse a dichos cambios permitirá un ahorro de tiempo y dinero ya que de no hacerlo deberán publicarse las enmiendas correspondientes.
36. Solicitar una copia de las cartas de acuerdo:
Cuando las dependencias ATS entre diferentes Estados utilizan cartas de acuerdo sería de utilidad tenerlas en caso de que afecten alguna publicación.
37. Mantener reuniones con la comunidad militar sobre posibles cambios:
Algunos cambios que afectan directamente a la AIP pueden producirse especialmente aquellos referidos a las áreas restringidas. En el caso de que un cambio este previsto, la anticipación permitirá planificar las modificaciones pertinentes a la AIP.
38. Definir procedimientos para la interacción:
Existe la posibilidad que personal civil y militar no sepan como debería hacerse la comunicación entre dichas organizaciones. Generar procedimientos para la comunicación entre estas organizaciones ayudaría a ambas partes.
39. Notificar a todas las organizaciones sobre cambios previstos:
Cuando se prevean modificaciones importantes a la AIP, notificar a la comunidad aeronáutica sobre dichos cambios permitirá un debate sobre los cambios que se producirán y las consecuencias que traerán así como en el caso de que afecte a un Estado vecino, éste tendrá el tiempo necesario para planificar las modificaciones de su propia AIP.
OUTPUT DE INFORMACIÓN
40. Utilizar un sistema de reportes de problemas:
Se debería fomentar que los usuarios reporten cualquier problema que encuentren con la AIP. Éste método de reporte debería ser lo más fácil y rápido posible. Una solución posible es crear un sistema de reporte online en la pagina del AIS central y también que existan formularios disponibles en los AIS de aeródromo.
41. Incluir una hoja de reporte en las distribuciones:
Para una explicación mas detallada de algún problema que exista con cualquier publicación se podría incluir una hoja en donde el usuario tenga la posibilidad de explicar lo sucedido. Esta hoja luego deberá ser enviada a la dependencia AIS correspondiente.
42. Fomentar el feedback:
Hacer posible un feedback entre los usuarios, el AIS central y los originadores genera un mejor servicio y mejores publicaciones. También podría "premiarse" el haber descubierto e informado un error.
43. Registrar los problemas en una hoja aparte:
Cualquier problema que haya ocurrido deberá ser registrado en una hoja aparte con toda la información respecto a lo ocurrido. Al ser registrado y guardado cualquiera debería poder acceder a dicha información para verificar si se ha solucionado o no el problema reportado. (Este mecanismo es un requisito para la certificación ISO 9001).
44. Asegurarse que los números telefónicos sean los correctos:
Los usuarios pueden necesitar comunicarse con los productores de la documentación aeronáutica. Una lista con todos los números telefónicos disponibles ayuda de manera importante a la satisfacción del consumidor.
45. Solicitar un feedback (satisfacción del cliente):
Es MUY importante que los usuarios queden satisfechos con las publicaciones producidas. Un cuestionario puede resultar de gran utilidad para saber como mejorar las futuras publicaciones. Este cuestionario debería incluirse en las distribuciones o directamente enviarla vía electrónica en caso de haber generado una lista de gente interesada en recibir novedades AIS. (Esto forma también un requisito ISO)
46. Solicitar a los usuarios sugerencias:
Los usuarios pueden tener ideas sobre como mejorar la AIP ya sea en formato, contenido o formas de distribución. Estas sugerencias pueden significar grandes mejoras a la hora de suministrar un servicio.
47. Utilizar hojas de ruta o directrices:
Muchas organizaciones ofrecen directrices sobre como mejorar el servicio. Consultar con dichas organizaciones o incluso con otros Estados puede traer grandes beneficos para un crecimiento conjunto.
48. "Día de concientizacion sobre el AIS":
La creación de un gran día del AIS permite una oportunidad única para que toda la comunidad aeronáutica se reuna y pueda debatir sobre los temas que afectan directamente al AIS.
Conclusiones:
Existen varios tips para modificar la calidad del servicio AIS. Muchisimos de estos elementos no tienen costo o su costo es relativamente insignificante por lo que sería una gran idea su implementación. También están focalizados a la ISO 9001 que es un requisito para poder realizar la transición al AIS. Muchos de estos tips hacen referencia al ciclo PHVA reforzando nuevamente la ISO y el enfoque que se debe tener para ir avanzando en el camino a la certificación.
Es por esto que Eurocontrol, ha diseñado un compendio dividido en 4 secciones:
- Input de información
- Procesos Internos
- Coordinación
- Output de información
Se reconoce que en cada una de estas secciones o etapas existen diferentes medidas que pueden ser tomadas para aumentar la calidad de un proceso determinado.
A continuación los 48 tips con su breve descripción:
INPUT
1. Reconocimiento y declaración de los originadores de datos:
Muchas organizaciones originan o producen los datos utilizados por el AIS. La cantidad y diversidad de dichas organizaciones pueden llevar a altos niveles de inconsistencia o datos en un formato erróneo la cual llega a una oficina AIS para ser procesada. Limitando la cantidad de organizaciones autorizadas para ser originarias de información AIS y suministrando una lista mostrando que organizaciones o usuarios están autorizados para ser originadores de información aeronáutica de distintos tipos, el numero de fuentes puede ser reducido y controlado. Esto puede asistir a la oficina AIS en monitorear la estandarización de los datos recibidos para poder verificar que se cumple con el grado de calidad requerido. La lista de originadores de datos puede ser distribuida en un documento aparte, por ejemplo en alguna sub parte de regulaciones nacionales. También la lista de de originadores de datos oficiales debería ser transparente y de acceso público por lo que sería una buena idea publicarla en una pagina nacional de AIS. Cuando una organización o usuario que no pertenece a la lista desean suministrar datos, estos pueden acercárselos al originador de datos mas cercano que tengan y estos últimos se los suministraran al AIS central.
2. Cada (Sub -) sección de la AIP debería tener un originador designado:
Mediante la definición para cada parte de la AIP una lista de originadores de datos, si un usuario desea modificar su contenido, automaticamente se sabe con quien se deberá contactar inmediatamente. Esto asegura consistencia dentro de una misma sección de la AIP, permitiendo a los originadores de datos compilar varios pedidos de modificación en uno solo. El beneficio de esto es saber quien esta presentando los datos al AIS y al mismo tiempo reducir la cantidad de cambios solicitados para la misma parte de la AIP.
3. Verificar la autenticidad de los datos recibidos:
Como proveedor del AIS, es posible limitar la recepción de datos a aquellos que provengan de organizaciones o usuarios autorizados. También se puede verificar la calidad de los datos de cada fuente originaria. Además se podrán utilizar estándares de calidad de manera tal que aquellos que estén autorizados como originadores de datos deberán complementar para que sus datos puedan ser procesados.
4. Crear mesas de trabajo para estandarizar formatos de entrega de datos:
Creando reuniones y mesas de trabajo entre el AIS y los distintos originadores de datos, es posible crear un acuerdo acerca de que requisitos y formato deberán tener los datos presentados por dichas organizaciones para su aceptación.
5. Establecer normas y procedimientos para la presentación de propuestas para AIS:
Al definir procedimientos para la distribución de datos por parte de los originadores, se reduce el riesgo de que los datos recibidos estén en un formato que no sea el estandarizado. El documento utilizado para describir estos procedimientos puede ser distribuido mediante el paquete IAIP (Documentacion integrada de información aeronáutica) para asegurar de esta manera que todos los originadores sepan que procedimientos deberán seguir.
6. Proporcionar herramientas para ayudar en la preparación de los datos:
Al suministrar herramientas simples o aplicaciones para dar un formato y despachar los datos se puede asegurar al menos que los datos serán entregados en el formato que uno requiere. Esto facilita en gran medida el procesamiento de dichos datos.
7. Utilizar una "nota de presentación" para realizar un seguimiento de las fuentes de datos:
Al requerir que todos los datos suministrados deban ser entregados con una carátula con datos básicos como nombre del originador, teléfono, email, etc. se logra que ante cualquier problema sea fácil contactar a los originadores.
8.Verificar que los originadores suministran los datos en el formato previamente acordado:
Luego de que se haya acordado en que formato los datos serán entregados, se deberá verificar que a lo largo del tiempo los datos se sigan entregando con el mismo formato. Esto reduce un doble esfuerzo y además contribuye a una mejora continua.
9. Usar Acuerdos de Niveles de Servicios (SLA) para controlar los suministros:
SLA puede ser utilizado para asegurar que los datos son recibidos a tiempo y en las formas requeridas. Además SLA podrá ser utilizado como un "contrato interno".
10. Enviar una copia de los datos recibidos a los originadores para confirmar o verificar/corregir la recepción de los datos:
Muchas veces puede suceder en la transcripción de datos que se produzca algún error. Al enviarle los datos antes de su publicación para su verificación se logra poder evitar algún error que haya podido producirse.
11. Exigir a los originadores de datos firmar los cambios:
Continuando con la idea del punto previo, una vez que el originador recibe la copia de lo que será publicado podrá firmar un documento en donde afirma que los datos que el mismo suministro fueron interpretados de forma correcta y esta de acuerdo con su publicación en dicho formato.
12. Digitalizar la información lo antes posible:
Al utilizar material digital para la trasmisión de información, se reduce notablemente la posiblidad de que exista algún error mediante la automatización.
13. Explicar las consecuencias de una recepción tardía de la información:
Son pocos los originadores de datos que comprenden las consecuencias de entregar la información luego de la fecha límite. Esto no solo afecta al AIS central que es el responsable de la creación y distribución de la AIP, sino que también puede representar problemas en el desarrollo de las operaciones. Deberían realizarse talleres de concientización para que se reconozcan las consecuencias del no cumplimiento de las fechas limites.
14. Publicar y distribuir a los originadores un calendario con las fechas limites:
Suministrar a los originadores de datos con un simple calendario en donde se indique las fechas limite para la entrega de información. Esto debería darle a los originadores el tiempo suficiente para que preparen y envíen la información. El calendario también deberá estar en concordancia con el calendario AIRAC.
15. Distribución de un FAQ (preguntas frecuentemente preguntadas) sobre AIRAC:
Muchas veces los originadores no poseen un vocabulario técnico sobre diferentes temas aeronáuticos, por lo que la creación de un FAQ en texto lo mas claro posible resultaría de gran ayuda ante cualquier duda.
16. Explicar la diferencia entre información AIRAC e información que no es AIRAC:
Mucha información debe ser publicadas en fechas AIRAC, pero mucha otra información no es necesario que respeten estas fechas. Explicar esta diferencia y que el originador pueda hacer una diferencia facilitaría mucho la tarea del AIS central.
17. Crear fechas precisas para la recepción de datos:
Se deberán crear fechas precisas y claras para la recepción de datos. Pasadas estas fechas no se recibirán mas datos. Dichas fechas deberán ser conocidas por todos originadores de datos.
18. Incluir organizaciones militares en la concientizacion AIRAC:
Las organizaciones militares, pueden no conocer el calendario AIRAC. Es por esto que deberán ser especialmente concientizados y seguidos para que entreguen la información antes de la fecha limite.
19. Incluir un sistema de aviso de retorno para las enmiendas:
Al saber cuando llegan las enmiendas a los destinos, se ahorra tiempo en el caso de que no lleguen para su reenvio. Además de esta manera se puede verificar la efectividad del sistema de distribución.
20. Usar un newsletter o revista:
Publicar frecuentemente las funciones y avances del AIS ayuda de gran manera a la concientización general de la comunidad aeronáutica sobre la importancia del AIS. Aquí también podrán facilitarse maneras de contactarse con el AIS y generar interés en los problemas que se enfrenta día a día el AIS.
21. Tener charlas personalizados con los originadores:
Las charlas personalizadas pueden resolver problemas que puedan estar surgiendo. Además el crear una buena relación entre las organizaciones siempre es beneficioso para el sistema. Esto puede ser visto como un elemento del SLA.
22. Organizar mesas de trabajo (2 o 3 por año):
La capacitación y concientización es un elemento clave en todo sistema. Al crear mesas de trabajo en donde participen miembros del AIS con los originadores de datos y también miembros de la comunidad aeronáutica permite abarcar distintos problemas desde distintos puntos de vista e intentar llegar a mutuos acuerdos para la optimización del sistema.
PROCESOS INTERNOS
23. Generar guias y manuales para la creación de un NOTAM:
Muchos originadores de NOTAM no son consientes de todos los procedimientos requeridos para su publicación. Una guía clara y precisa debería ser creada para asegurarse que los NOTAM respeten la reglamentación requerida.
24. Crear una lista de ejemplos de NOTAM:
Una lista de ejemplos facilita que a la hora de la creación de un nuevo NOTAM, el originador tenga una buena fuente de como crearlo y a quien distribuirlo.
25. Usar un FAQ para el código Q:
El código Q muchas veces es difícil de interpretar o genera malentendidos. Una lista con todo el código Q sería de gran utilidad.
26. Utilizar texto claro en un NOTAM:
El uso del AMHS permite utilizar una cantidad importante de caracteres en un NOTAM de manera tal que el código Q en ciertos casos puede ser dejado de lado. Especialmente esto podría ser utilizado para NOTAM que se repiten a lo largo del tiempo.
27. Chequear las paginas de verificación con el resto de la AIP:
Un chequeo simple debe ser realizado para asegurarse que las fechas y números de paginas que se incluyen en la AIP se corresponden con las paginas de verificación. Esto permite de manera rápida verificar si existe alguna inconsistencia.
28. Sistematicamente revisar secciones de la AIP que no cambian frecuentemente:
Algunas secciones de la AIP no cambian con frecuencia. Estas secciones pueden contener alguna inconsistencia por lo que revisar dichas secciones cada un período de tiempo (6 meses por ejemplo) puede ayudar a detectar algún error que pueda existir.
29. Revisar las secciones de la AIP con los originadores de datos:
Cada cierto período de tiempo consultar con los originadores de datos que la información presente es la correcta permite no solo involucrar permanentemente a los originadores en el proceso, sino que también obtener nuevos puntos de vista sobre la calidad de la publicación.
30. Capacitar al personal AIS en datos interconectados:
Mucha información en la AIP se repite en varias secciones. Por ejemplo, puntos de notificación, frecuencias, etc. aparecen en varias secciones. Es importante que el personal AIS este capacitado en reconocer que el cambio de un elemento puede afectar a varias secciones.
31. Crear un sistema indicando donde aparece una información en la AIP:
De esta manera, se crean múltiples referencias y si se desea cambiar un dato automaticamente uno ya sabe todas las secciones que se verán afectadas por dicho cambio.
32. Introducir carpetas de "cambio":
Cuando se desea introducir una enmienda a la AIP, su implementación no siempre es inmediata. En estos casos, los cambios deberían ser guardados en una carpeta de cambios de manera tal que cuando una gran cantidad de cambios se acumulen se publiquen todos juntos ahorrando tiempo y dinero.
33. Crear sistemas de auditorías internas:
Muchas modificaciones a la AIP, frecuentemente aquellas que son solamente texto no siempre son revisadas correctamente antes de su publicación.Tener procedimientos de auditoría interna permite garantizar un grado de calidad antes de que se realice la publicación. Todos estos procedimientos forman parte del QMS (Sistema de gestión de calidad).
34. La revisión deberá ser hecha por varias personas:
Muchas veces una persona escribe algo que para dicha persona esta claro pero para otra persona no. Si una parte es revisada por varias personas se asegura que la información sea clara para todos además de que su contenido sea el correcto.
COORDINACIÓN
35. Verificar si existirán modificaciones en los Estados vecinos:
Algunos cambios en una AIP vecina pueden provocar cambios en la AIP propia. Anticiparse a dichos cambios permitirá un ahorro de tiempo y dinero ya que de no hacerlo deberán publicarse las enmiendas correspondientes.
36. Solicitar una copia de las cartas de acuerdo:
Cuando las dependencias ATS entre diferentes Estados utilizan cartas de acuerdo sería de utilidad tenerlas en caso de que afecten alguna publicación.
37. Mantener reuniones con la comunidad militar sobre posibles cambios:
Algunos cambios que afectan directamente a la AIP pueden producirse especialmente aquellos referidos a las áreas restringidas. En el caso de que un cambio este previsto, la anticipación permitirá planificar las modificaciones pertinentes a la AIP.
38. Definir procedimientos para la interacción:
Existe la posibilidad que personal civil y militar no sepan como debería hacerse la comunicación entre dichas organizaciones. Generar procedimientos para la comunicación entre estas organizaciones ayudaría a ambas partes.
39. Notificar a todas las organizaciones sobre cambios previstos:
Cuando se prevean modificaciones importantes a la AIP, notificar a la comunidad aeronáutica sobre dichos cambios permitirá un debate sobre los cambios que se producirán y las consecuencias que traerán así como en el caso de que afecte a un Estado vecino, éste tendrá el tiempo necesario para planificar las modificaciones de su propia AIP.
OUTPUT DE INFORMACIÓN
40. Utilizar un sistema de reportes de problemas:
Se debería fomentar que los usuarios reporten cualquier problema que encuentren con la AIP. Éste método de reporte debería ser lo más fácil y rápido posible. Una solución posible es crear un sistema de reporte online en la pagina del AIS central y también que existan formularios disponibles en los AIS de aeródromo.
41. Incluir una hoja de reporte en las distribuciones:
Para una explicación mas detallada de algún problema que exista con cualquier publicación se podría incluir una hoja en donde el usuario tenga la posibilidad de explicar lo sucedido. Esta hoja luego deberá ser enviada a la dependencia AIS correspondiente.
42. Fomentar el feedback:
Hacer posible un feedback entre los usuarios, el AIS central y los originadores genera un mejor servicio y mejores publicaciones. También podría "premiarse" el haber descubierto e informado un error.
43. Registrar los problemas en una hoja aparte:
Cualquier problema que haya ocurrido deberá ser registrado en una hoja aparte con toda la información respecto a lo ocurrido. Al ser registrado y guardado cualquiera debería poder acceder a dicha información para verificar si se ha solucionado o no el problema reportado. (Este mecanismo es un requisito para la certificación ISO 9001).
44. Asegurarse que los números telefónicos sean los correctos:
Los usuarios pueden necesitar comunicarse con los productores de la documentación aeronáutica. Una lista con todos los números telefónicos disponibles ayuda de manera importante a la satisfacción del consumidor.
45. Solicitar un feedback (satisfacción del cliente):
Es MUY importante que los usuarios queden satisfechos con las publicaciones producidas. Un cuestionario puede resultar de gran utilidad para saber como mejorar las futuras publicaciones. Este cuestionario debería incluirse en las distribuciones o directamente enviarla vía electrónica en caso de haber generado una lista de gente interesada en recibir novedades AIS. (Esto forma también un requisito ISO)
46. Solicitar a los usuarios sugerencias:
Los usuarios pueden tener ideas sobre como mejorar la AIP ya sea en formato, contenido o formas de distribución. Estas sugerencias pueden significar grandes mejoras a la hora de suministrar un servicio.
47. Utilizar hojas de ruta o directrices:
Muchas organizaciones ofrecen directrices sobre como mejorar el servicio. Consultar con dichas organizaciones o incluso con otros Estados puede traer grandes beneficos para un crecimiento conjunto.
48. "Día de concientizacion sobre el AIS":
La creación de un gran día del AIS permite una oportunidad única para que toda la comunidad aeronáutica se reuna y pueda debatir sobre los temas que afectan directamente al AIS.
Conclusiones:
Existen varios tips para modificar la calidad del servicio AIS. Muchisimos de estos elementos no tienen costo o su costo es relativamente insignificante por lo que sería una gran idea su implementación. También están focalizados a la ISO 9001 que es un requisito para poder realizar la transición al AIS. Muchos de estos tips hacen referencia al ciclo PHVA reforzando nuevamente la ISO y el enfoque que se debe tener para ir avanzando en el camino a la certificación.
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